Protección datos personales Ernesto Sierra y Cía. Ltda

1. POLÍTICA

1.2 Finalidad con la que se efectúa la recolección de datos personales y tratamiento de los mismos:

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, se ciñe al desarrollo de su objeto social, de acuerdo a lo autorizado por el titular de los datos personales y la Ley con el propósito de que todas las personas puedan conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos a cargo de la empresa.

1.2 Ámbito de aplicación:

La presente política será aplicable a quien en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las comerciales y laborales, permanentes u ocasionales en la que se pueda suministrar datos personales a la inmobiliaria Ernesto Sierra y Cía. Ltda., como encargada o responsable del tratamiento.

Teniendo en cuenta que para el desarrollo de su actividad económica la Inmobiliaria requiere información personal de los titulares de la información, dentro del desarrollo de su actividad económica la Inmobiliaria Ernesto Sierra y Cía. Ltda. requiere recolectar distintos tipos de Datos Personales de sus empleados, clientes, proveedores y/o contratistas. Todos los Datos Personales que son recolectados por Ernesto Sierra y Cía. Ltda. sirven a un propósito determinado de acuerdo con la calidad del Titular y en dicho sentido, pueden ser usados para establecer o mantener una relación comercial o contractual, para realizar gestiones administrativas internas, así como para cumplir las obligaciones legales de la empresa, entre otros, según se disponga en la respectiva autorización, en caso que la misma sea requerida conforme las disposiciones legales.

Es obligación de los funcionarios de Ernesto Sierra y Cía. Ltda. verificar que se cuente o se obtenga autorización previa del Titular antes de la recolección, tratamiento, conservación y la estricta confidencialidad de los mismos y propenderá por la protección de sus derechos.

Se podrán utilizar los datos personales para:

a) El desarrollo de las líneas de negocio de la Inmobiliaria Ernesto Sierra y Cía. Ltda.

b) Establecer y dar cumplimiento a las obligaciones propias derivadas de relaciones comerciales o jurídicas establecidas con los Titulares.

c) Establecer y gestionar la relación precontractual, contractual, postcontractual, comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja entre las partes.

d) Garantizar el cumplimiento de cualquier obligación legal y/o requerimiento administrativo o judicial que se pudiere presentar, y dar respuesta o actuar en el marco de procesos judiciales cuando así se requiera.

e) Realizar controles y tomar medidas de seguridad para prevenir el fraude o corrupción en el marco de las relaciones comerciales o jurídicas.

f) Administrar los asuntos internos de la inmobiliaria incluyendo reportes financieros y de gestión, presentación y pago de impuestos, entre otros.

g) Realizar la debida diligencia de verificación de información de Titulares, entre ellas el cumplimiento de leyes relativas con la prevención de lavado de activos y financiación de terrorismo.

h) Incluir los Datos Personales en una o más bases de datos, las cuales serán gestionadas por la inmobiliaria para las finalidades aquí dispuestas.

i) Las bases de datos de la inmobiliaria podrán incluir e integrar datos transmitidos y/o transferidos a ésta por las Entidades Autorizadas y/o por terceros.

j) Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los Titulares de información.

k) Contactar a los Titulares en relación con temas comerciales, laborales, civiles o de cualquier otra índole de acuerdo con su relación contractual con la inmobiliaria.

l) De igual forma, las bases de datos de la inmobiliaria podrán incluir e integrar datos transmitidos y/o transferidos a ésta por las Entidades Autorizadas y/o por terceros. Estos obrarán a su vez como Responsables de los Datos Personales. Con la aceptación de esta Política, el Titular de los Datos Personales autoriza expresamente a la inmobiliaria a recolectar los datos en los términos expresados en la presente Política, así como también para consultar, complementar y actualizar los Datos Personales, en cualquier tiempo, con otras bases de Datos Personales manejadas por terceros con Autorización o de naturaleza pública, con el fin de mantener actualizada la información.

1.3 Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Política de Tratamiento: Se refiere a este documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por Ernesto Sierra y Cía. Ltda. de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia de protección de datos personales.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las bases de datos y/o el tratamiento de los datos de Ernesto Sierra y Cía. Ltda. en razón con las actividades misionales de la empresa.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: tiene lugar cuando el responsable o encargado del tratamiento de datos personales, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

1.4 Principios aplicables al tratamiento de datos personales

Principio de Legalidad: Los datos siempre serán obtenidos de manera legal y autorizada por los titulares de la información en los términos y condiciones que exprese la Ley.

Principio de Libertad: El Tratamiento de los datos solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado de los titulares.

Principio de Veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Principio de Finalidad: Ernesto Sierra y Cía. Ltda. solo usará los datos personales de sus clientes, proveedores y empleados para las finalidades comerciales y de ley, bajo ninguna circunstancia comercializará, transmitirá ni ofrecerá datos personales sin autorización previa de sus titulares, solo si la Ley lo exige.

Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución.

Principio de Seguridad: Ernesto Sierra y Cía Ltda. tiene implementado sus sistemas información, con el fin de evitar que sus datos sean adulterados o consultados sin autorización.

Principios de Confidencialidad: Todo el personal Encargado del Tratamiento de información personal en Ernesto Sierra y Cía Ltda. está comprometido en preservar y asegurar la reserva de la información, salvo en los términos que lo exprese la Ley.

Principio de Seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por la inmobiliaria Ernesto Sierra y Cía Ltda. serán objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.

1.5 Derechos, deberes y condiciones de legalidad para el tratamiento de datos.

Derechos como Titular

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento de datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya autorización.

  1. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley.
  2. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Casos en que una entidad pública o administrativa solicite la información en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial y que Ernesto Sierra y Cía Ltda. Se vea obligado a compartir la información:

  1. Datos de naturaleza pública
  2. Casos de urgencia médica o sanitaria
  3. Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos estadísticos o científicos.
  4. Datos relacionados con el registro Civil de las personas.

Procedimientos para los titulares

La consulta o reclamo se podrá solicitar a esierra@ernestosierra.com.co donde le darán respuesta por el mismo medio. Deben contener: el nombre, tipo de documento, número de documento, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, consulta o solicitud, teléfono/celular de contacto y correo electrónico.

Deberes de los responsables del tratamiento de datos

  1. Garantizar al Titular, el pleno y efectivo ejercicio del derecho del habeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente Ley.
  9. Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley.
  11. Adoptar políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Deberes de los Encargados del Tratamiento

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente Ley.
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley.
  6. Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  7. Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
  8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

Nuestras bases de datos se guardarán el tiempo que se estipule por Ley de acuerdo a la finalidad que tiene cada una de ellas.

Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se actualizará en la política que se encuentra publicada en https://www.ernestosierra.com.co/

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